Es un mundo comercial competitivo en el que nos encontramos y esto crea dificultades. Así que a fin de ganar terreno, las empresas desean conocer los retos, saber cómo enfrentarlos, obtener más beneficios e ir reduciendo los fallos en el camino. ¿Cómo hacerlo? Con la automatización de procesos.
Qué es la automatización de procesos
Definimos la automatización de procesos como la optimización de actividades y tareas que se hacen a través del software. Es decir, estos procesos tratan de reducir el tiempo que normalmente se efectúa una asignación y los costos.
de ejecutar. No hablamos de un proceso avanzado, en el que se debe analizar y pensar mucho.
Para entenderlo, podemos describirlo de la siguiente manera:
- Seleccionar la tarea manual.
- Elegir el tipo de automatización.
- Tomar la herramienta a usar para lograr la automatización de procesos.
- Ejecutar la acción.
- Mostrar resultados a la empresa en poco tiempo.
Bien es cierto que al comenzar con este plan, algunas profesiones, tareas e ideas quedarán en el pasado, desaparecerán con gran rapidez. No obstante, cuando preguntamos para qué sirve la automatización de procesos, podemos decir que para las empresas es eficiente cuando hablamos de una ventaja en el campo económico.
Tipos de automatización de procesos
El tipo de Automatización de procesos en una empresa dependerá en gran parte del sector del que se esté hablando. Aun así deseamos mencionar los siguientes tipos de automatización que suelen usarse:
La industria
Cuando hablamos de avances en la tecnología y de las actualizaciones que se efectúan diariamente, se acoplan con mucha facilidad en este campo. Es natural ver este tipo de resultados aquí debido a que sus ventas son por volúmenes grandes.
Es fácil observar aquí un alto nivel de reducción en los costos y como hablamos de una cadena de procesos que se repiten, esto trae grandes beneficios.
Las finanzas
Dentro de las automatización de procesos, las finanzas funcionan según las tendencias que se vayan presentando en el mercado. También se toma en cuenta la contabilidad a nivel interno que existe en la empresa. Un ejemplo de esto es la compraventa de algún equipo financiero.
El marketing
La automatización que se aplica en este punto se refiere al mejoramiento del sistema que está atado al manejo de aquellos datos que tienen que ver con los usuarios. Hoy en las empresas esto se observa en los emails masivos que se les envían a los clientes. Estos son automáticos y no manuales.
Estos son los principales tipos de automatización que existen en una empresa, pero no son los únicos, ya que estos procesos no solo abarcan el campo digital y tecnológico. Para comprender el punto, podemos resaltar las estrategias que dirigen al personal. Estas se mejoran con el fin de que exista una mejor comunicación.
Automatización de procesos: ventajas y desventajas
Ventajas
- Si existe experiencia en distintas áreas, se crearán diferentes puestos de trabajo que serán disponible para personas con el conocimiento indicado.
- Los errores que aparecen por parte del factor humano, comienza a reducirse rápidamente.
- Se puede hacer un seguimiento de cada uno de los procesos de manera específica de manera digital.
- A medida que finalizan los proyectos, se puede notar que la productividad y la eficiencia empresarial aumenta cada vez más.
- Tanto el tiempo cómo el coste de cada una de las tareas reducen. Esto es uno de las ventajas más sólidas de la automatización de procesos.
Desventajas
- La mayoría de los puestos de trabajo que son básicos comienzan a desaparecer.
- Es posible que para comenzar con este proceso, la empresa deba iniciar con una inversión muy alta.
Al observar este balance, podemos concluir que el que una empresa lleve a cabo sus planes por medio de la automatización de procesos, el porcentaje en cuanto a progreso será alto.
Podemos ilustrarlo así: Para el trabajo de agricultura y siembra, antes se usaban 2 toros, pero hoy existen grandes máquinas que trabajan el terreno. Se perdió el puesto de tener a uno o dos adiestradores por buenos mecánicos o personas con conocimientos en el manejo de la misma.
El puesto en el que se vendía paja y agua desaparece y se busca comprar gasolina. Se pierden algunas cosas, pero es un proceso mucho más rápido y eficiente.
Herramientas de automatización de procesos
¿Existen diferentes herramientas en la automatización de procesos? Sí. De hecho, estas son grandes aliados para la empresas. Si se tienen presentes, el trabajo será mucho más fácil y eficaz. Veamos algunas:
UiPath
¿De qué trata? Hablamos de una RPA (Automatización Robótica de Procesos). Administra cada una de las tareas que tienen como base muchas reglas en su programa. Esto ayuda a cada uno de los trabajadores de una empresa a no realizar muchos trabajos repetitivos.
Posee muchas características, coordinar, diseñar, optimizar y monitorear la web. Además, ejecuta los programas, efectúa cambios e incluso realiza los distintos análisis que necesita la empresa. Esto indica que imita a cada uno de los empleados de la compañía.
Watir
Se refiere a una biblioteca que posee un código abierto que automatiza completamente la web. Un punto interesante de Watir es que es compatible con la mayoría de los navegadores.
Flow
Surgió en el año 2016 y desde allí ha demostrado ser una excelente herramienta en la automatización de procesos, ya que logra que unas 83 aplicaciones puedan integrarse fácilmente.
WorkProject
WorkProject permite hacer un registro del tiempo que se invierte en cada una de las tareas que se realizan en la empresa. A través de un dispositivo puede captar cada una de estas actividades. Además, filtra información por fechas, empleados y departamentos.
Puede optimizar las tareas que se deben realizar en un determinado proyecto, lo que hace más fácil el trabajo para aquellos que tienen muchas responsabilidades dentro del mismo. También hace un análisis del coste y de los beneficios que se obtienen.
Selenium
Es un software con un código abierto muy popular que logra optimizar los procesos que se deben llevar a cabo en la empresa. Si dentro de un departamento en la empresa se realiza un trabajo con optimización web de un nivel avanzado, este permite que se pueda escribir en diversos lenguajes de programas gracias a los Scripts que posee.
Es útil para Linux, Mac y Windows. Podemos decir que Selenium es la base principal de estas herramientas para la automatización de procesos.
Importancia de la automatización de procesos en las empresas
Una de las principales importancias de la automatización en las empresas, es que permite un mejor manejo del sistema digital y tecnológico. Esto logra que se efectúe el trabajo en un mejor tiempo.
Por otro lado, el departamento de finanzas presenta los errores que se hacen manualmente, sobre todo con facturas, pagos y otros documentos. Cada una de estas fallas presenta costes altos para la empresa.
Esto muestra una prueba clara de que las actividades manuales poco a poco pierden terreno, tal y como pasó con el ejemplo de los toros y la maquinaria pesada que te mencionamos. No son eficientes, ágiles y tampoco se adaptan a las distintas necesidades que presentan las empresas actualmente.
Como se indicó al comienzo del artículo, existen grandes competencias en el mercado. Las compañías se esfuerzan por estar dentro de los primeros puestos. Si es tu caso, entonces incluye la automatización de procesos, una tecnología que te dará los mejores resultados.
